T.C.

KÜTAHYA DUMLUPINAR ÜNİVERSİTESİ

KÜTAHYA SOSYAL BİLİMLER MESLEK YÜKSEKOKULU

YÖNETİM SİSTEMİ ALT ÇALIŞMA GRUBU

GÜNDEM MADDELERİ:

1. Açılış konuşması ve yoklama
2. Gündem maddelerinin okunarak ilave edilecek husus varsa gündeme madde olarak alınması,
3. Komisyon üyelerinin güncellenmesi,
4. Komisyon raportörünün belirlenmesi,
5. Yönetim Sistemi Alt Çalışma Grubunun görev tanımı üzerine görüşme
6. Komisyon Üyelerinin görev dağılımları üzerine görüşme,

-KSMBYO’ nun yönetsel ve idari yapılanma şemasının çizimi ve akademik personelin görev tanımlarının belirlenmesi,

-İdari personelin görev tanımlarının belirlenmesi,

-Birim içi öğrenci temelli süreçlerin, bilgi ve belgelerin mevcut durumlarının belirlenip güncellenmesi,

-Mevcut akademik (YOKSİS Özgeçmiş) ve idari (Özgeçmiş) insan kaynağının nitelik ve nicelik özelliklerinin belirlenip bölüm bazında eksiklerin saptanması,

- KSBMYO mevcut taşınır taşınmaz kaynakların ve ihtiyacın belirlenmesi,

-Mevcut staj sürecinin tanımlanıp, güncellenmesi,

1. Bir sonraki toplantının gündem maddelerinin ve tarihinin belirlenmesi,
2. Dilek ve temenniler.

KARARLAR:

1- Yönetim Sistemi Alt Çalışma Grubu Koordinatörü Doç. Dr. Emre SEZİCİ tarafından “Yönetim Sistemi Alt Çalışma Grubu Bilgilendirme Toplantısı” açılış konuşması ve yoklama yapıldı.

2- Toplantı gündem maddeleri okundu. Gündem maddeleri olduğu gibi kabul edildi.

3- Yönetim Sistemi Alt Çalışma Grubu Üyeleri güncellenerek,  Teknisyen Adil CENGİZ ve Bilgisayar İşletmeni Zekeriya AKKAŞ’ ın üye olarak görevlendirilmesinin uygunluğuna karar verildi.

4- Yönetim Sistemi Alt Çalışma Grup Raportörlüğünün Memur Esra AKAY tarafından yürütülmesinin uygunluğuna karar verildi.

5- Yönetim Sistemi Alt Çalışma Grubunun görev tanımlarının aşağıdaki şekliyle kabulüne karar verildi.

Yönetim Sistemi Çalışma Grubu Görev Tanımı

• Bütünleşik ve kalite odaklı bir yönetim sisteminin Kütahya Sosyal Bilimler Meslek Yüksekokulu genelinde kurulabilmesi için stratejilerin geliştirilmesi,
• Kütahya Sosyal Bilimler Meslek Yüksekokulu yönetim sistemini (insan kaynakları, mali kaynaklar, taşınır, taşınmaz kaynaklar yönetimi vb.) değerlendirmeye yönelik hazırlanmış performans göstergelerinin gözden geçirilmesi,
• Performans göstergeleri ve Kütahya Sosyal Bilimler Meslek Yüksekokulu Kalite Yönetim Sistemi diğer alt çalışma gruplarından derlenen iç değerlendirme raporları doğrultusunda Birim Kalite Komisyonunda görüşülmek üzere kurum iç değerlendirme raporunun yönetim sistemi ile ilgili bölümünün kaleme alınması,
• Birim akademik, idari personeli ve öğrenci ile ilgili iş ve işlem süreçlerinin ve belgelerin tanımlanması, akışların oluşturulması ve güncellenmesi.

6- Yönetim Sistemi Alt Çalışma Grubunun içerisinde Faaliyet planı görev dağılımının aşağıdaki şekliyle kabulüne karar verildi.

            Yönetim Sistemi Alt Çalışma Grubu Faaliyet Planı

-KSMBYO’ nun yönetsel ve idari yapılanma şemasının çizimi, akademik personelin görev tanımlarının belirlenmesi ve bir sonraki toplantıda yapılan hazırlıkların rapor edilmesi üzerine, Doç. Dr. Emre SEZİCİ, Dr. Öğr. Üyesi Ö. Zafer GÜVEN ve Dr. Öğr. Üyesi S. Süreyya BENGÜL’ ün görevlendirilmesine,

-KSBMYO İdari personelinin görev tanımlarının belirlenmesi ve bir sonraki toplantıda yapılan hazırlıkların rapor edilmesi üzerine MYO Sekreteri Hüseyin ÇAYIR’ ın görevlendirilmesine,

-Birim içi öğrenci temelli süreçlerin, bilgi ve belgelerin mevcut durumlarının belirlenip güncellenmesi ve bir sonraki toplantıda yapılan hazırlıkların rapor edilmesi üzerine Öğr. Gör. Muhammed YILMAZ, Öğr. Gör. Murat KURT, Araştırmacı (6191) Fatih Mehmet DERE ve Bilgisayar İşletmen Zekeriya AKKAŞ’ ın görevlendirilmesine,

- KSBMYO’ da görev yapan akademik ve idari personelin özgeçmiş taslak formunun hazırlanması sonraki toplantıda yapılan hazırlıkların rapor edilmesi üzerine Öğr. Gör. Necip ÖZDEMİR’ in görevlendirilmesine,

- KSBMYO mevcut taşınır taşınmaz kaynak ihtiyaçlarının belirlenmesi ve bir sonraki toplantıda yapılan hazırlıkların rapor edilmesi üzerine Teknisyen Adil CENGİZ ve Bilgisayar İşletmeni Hakan DEMİRHAN’ ın görevlendirilmesine,

-Mevcut staj sürecinin tanımlanıp, güncellenmesi ve bir sonraki toplantıda yapılan hazırlıkların rapor edilmesi üzerine Hizmetli Memur Hasan Hüseyin GENÇ’ in görevlendirilmesine oy çokluğu ile karar verilmiştir.

7-Bir sonraki toplantının 12 Aralık 2019 tarihinde Saat 14:00’da KSBMYO Toplantı odasında yapılmasına ve gündem maddelerinin aşağıdaki şekilde olmasına karar verilmiştir.

GÜNDEM MADDELERİ:

-Açılış konuşması ve yoklama

-Bir önceki toplantı tutanaklarının imzalanması,

-Bir önceki toplantıda planlanan Faaliyet Raporlarının değerlendirilmesi,

8- Dilek ve temenniler ile toplantı sona ermiştir.